A partir del 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo exigible para determinados transportes públicos de mercancías por carretera deberá ser necesariamente digital.
La fecha no es una recomendación tecnológica. Deriva de la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, que estableció la digitalización obligatoria diez meses después de su entrada en vigor, producida el 5 de diciembre de 2025.
Para las empresas afectadas, el cambio plantea una cuestión que va más allá del cumplimiento documental.
Cliente, cargador contractual, transportista, origen, destino, mercancía, peso, vehículo o fecha del transporte son datos que, en muchas organizaciones, ya existen en el ERP, el sistema logístico o las aplicaciones utilizadas para gestionar expediciones.
Si para generar el DeCA esos datos tienen que volver a buscarse, copiarse o introducirse manualmente, la empresa habrá digitalizado el documento, pero no necesariamente el proceso.
Ahí está una de las principales decisiones que conviene abordar antes del 5 de octubre: cómo integrar DeCA en la operativa existente sin convertir una nueva obligación normativa en una nueva carga administrativa.
¿Qué es DeCA y qué cambia el 5 de octubre de 2026?
DeCA es el documento electrónico de control administrativo utilizado para acreditar determinados servicios de transporte por carretera.
La obligación de disponer del documento de control no es nueva. Lo que cambia es la forma en la que debe generarse y gestionarse.
La Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril desarrolla las características que deben cumplir tanto el documento como las aplicaciones que lo gestionan. La norma exige que el fichero se genere antes del inicio efectivo del servicio a partir de los datos correspondientes y que el sistema registre su fecha y hora de creación.
Además, el DeCA deberá:
Generarse en formato PDF, con un tamaño máximo de 5 MB.
Ser nativo digital. Un documento en papel posteriormente escaneado o convertido en imagen no cumple este requisito.
Incorporar un código QR asociado a una URL única y específica del documento.
Permanecer disponible para su descarga durante el servicio.
Conservarse durante al menos un año por los sujetos obligados en los términos establecidos por la normativa.
La regulación del documento de control establece su aplicación, con las excepciones previstas legalmente, a los transportes públicos de mercancías por carretera, con un documento asociado a cada envío en el que se materialice el correspondiente contrato de transporte.
La obligación documental no recae exclusivamente sobre quien conduce el vehículo.
La Orden FOM/2861/2012 identifica como sujetos obligados al transportista efectivo y al cargador contractual. Este último puede ser, entre otros, el cargador efectivo, otro transportista, una agencia de transporte, un transitario, un almacenista-distribuidor o un operador logístico cuando contrata directamente el transporte con el transportista efectivo.
La Resolución de junio de 2026 precisa además que los documentos de control son obligatorios en los transportes interiores y que las operaciones de cabotaje realizadas en territorio español quedan incluidas. Los transportes internacionales que discurren parcialmente por España utilizan los documentos establecidos en los convenios correspondientes.
Existen asimismo determinadas excepciones previstas en la Orden FOM/2861/2012, entre ellas algunos transportes exentos de título habilitante, mudanzas, transporte de vehículos accidentados o averiados y determinados servicios de paquetería. Por ese motivo, antes de implantar cualquier solución conviene comprobar la casuística concreta de cada organización.
DeCA no significa necesariamente crear otro documento desde cero
Este aspecto resulta especialmente relevante para las empresas que ya disponen de documentación estructurada de transporte.
La normativa permite utilizar formatos correspondientes a otros documentos, incluidas cartas de porte y determinada documentación ADR, de residuos o SANDACH, siempre que incorporen todos los datos requeridos y diferencien expresamente al cargador contractual y al transportista efectivo.
Por tanto, la primera pregunta no debería ser necesariamente «¿qué nueva aplicación necesitamos para hacer el DeCA?».
Una pregunta más útil es:
¿Dónde están actualmente los datos que exige DeCA y cómo podemos utilizarlos sin introducirlos una segunda vez?
Ese análisis cambia de forma sustancial el proyecto.
El verdadero riesgo: digitalizar el documento y mantener manual el proceso
Una empresa puede cumplir formalmente una obligación digital y seguir gestionándola mediante un proceso poco eficiente.
Imagine una expedición ya registrada en el ERP. El sistema dispone del cliente, la mercancía, el origen, el destino y posiblemente de buena parte de la información logística. El transportista está registrado en otra aplicación y la matrícula se encuentra en el sistema de expediciones.
Si una persona tiene que consultar todas esas fuentes, copiar los datos a otra herramienta, generar el PDF, enviarlo al conductor y archivarlo manualmente, el documento será digital, pero la operación seguirá fragmentada.
Cuanto mayor sea el número de expediciones, mayor será la exposición a duplicidades, errores de transcripción, documentos desactualizados y tiempo administrativo dedicado a reconstruir información que la empresa ya posee.
La normativa, de hecho, está diseñada alrededor de datos estructurados: exige que las aplicaciones transformen la información disponible en un fichero electrónico y que registren la creación y las posteriores modificaciones.
Por eso, desde una perspectiva operativa, integrar DeCA con los sistemas empresariales existentes resulta más coherente que crear un circuito documental aislado.
¿Qué información debe contener?
La Orden FOM/2861/2012 establece, entre otros, datos esenciales como la identificación del cargador contractual y del transportista efectivo, el origen y destino del envío, la naturaleza y peso de la mercancía, la fecha del transporte y la matrícula del vehículo utilizado.
En numerosas empresas, gran parte de estos datos ya forma parte del ciclo habitual de una expedición.
Un ERP puede conocer el pedido, el cliente y la mercancía. El sistema de almacén puede disponer de los datos correspondientes a la preparación y expedición. Las aplicaciones logísticas pueden incorporar transportista, vehículo o información adicional del servicio.
El reto técnico consiste en determinar qué sistema es la fuente fiable de cada dato, cómo se consolida esa información y en qué momento se genera el documento.
Esa arquitectura es más importante que la propia creación del PDF.
¿Qué ocurre si cambia información durante el transporte?
La gestión de cambios es otro aspecto que dificulta los enfoques puramente manuales.
La Resolución contempla dos mecanismos cuando resulta necesario modificar o actualizar los datos del DeCA durante el servicio.
Puede modificarse el fichero existente, conservando los datos anteriores e indicando cuáles han dejado de ser válidos y el motivo del cambio. También puede generarse un nuevo PDF; en ese caso habrá una nueva URL y un nuevo QR, y deberá conservarse el fichero original para mantener la trazabilidad. En ambos escenarios, la nueva versión debe hacerse llegar al conductor.
Por tanto, la gestión del DeCA debe contemplar también excepciones operativas.
No basta con poder generar el documento inicial. Debe existir una forma controlada de actualizarlo cuando cambian los datos del servicio.
El conductor puede llevar una copia, pero el documento sigue siendo electrónico
La normativa permite entregar al conductor una copia electrónica que pueda mostrar desde un dispositivo móvil o una copia impresa.
En ambos casos debe estar presente el código QR correspondiente. Durante una inspección, el conductor puede presentar el DeCA con ese QR o únicamente el propio código QR.
Existe aquí una diferencia importante entre llevar una copia impresa y gestionar el proceso en papel.
La copia en papel está admitida como medio para que el conductor lleve el documento a bordo. Sin embargo, el fichero original debe haber sido generado digitalmente conforme a los requisitos establecidos. Las anotaciones manuscritas sobre una copia impresa tampoco constituyen una modificación válida del DeCA.
DeCA como oportunidad para revisar el proceso de expedición
Una obligación normativa suele abordarse inicialmente desde cumplimiento.
En este caso existe una oportunidad adicional: revisar cuánto trabajo administrativo se produce alrededor de cada expedición.
¿Se introduce dos veces el mismo transportista? ¿El equipo busca manualmente la matrícula? ¿Hay que recuperar datos desde Excel? ¿El documento se archiva en una carpeta independiente? ¿Cuando cambia una expedición hay que avisar manualmente a varias personas?
Estas situaciones no nacen con DeCA. Ya forman parte del funcionamiento de muchas operaciones fragmentadas.
La nueva obligación simplemente puede hacerlas más visibles.
La tendencia general de la logística empresarial apunta precisamente hacia una mayor integración de datos, digitalización y automatización. Gartner señala la digitalización de procesos y la automatización entre las prioridades de los responsables logísticos, mientras McKinsey observa que el impacto de las inversiones digitales depende cada vez más de su integración efectiva en los flujos operativos y de su capacidad para convertir información en decisiones.
En su estudio de logística digital, McKinsey también identifica la calidad del dato, la integración de sistemas y la gestión del cambio entre las dificultades que retrasan el retorno de las iniciativas tecnológicas.
El problema, por tanto, no suele ser únicamente disponer de una herramienta. Es conseguir que la herramienta forme parte del proceso real.
Cómo debería plantearse un proyecto DeCA
Para una empresa con un volumen relevante de expediciones, resulta razonable abordar la adaptación como un pequeño proyecto de integración operativa, no únicamente como una configuración documental.
Antes del 5 de octubre conviene revisar:
-
Qué operaciones están afectadas.
Identificar los transportes sujetos a la obligación y las posibles excepciones aplicables.
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Dónde reside cada dato.
Determinar qué información procede del ERP, del almacén, del sistema logístico o de otras aplicaciones.
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Quién genera y controla el documento.
Definir responsabilidades entre cargador contractual, transportista efectivo y otros participantes.
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Cuándo se genera el DeCA.
El documento debe estar creado antes del inicio efectivo del servicio.
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Cómo se gestionan las modificaciones.
El procedimiento debe mantener la trazabilidad exigida cuando los datos cambian.
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Cómo accede el conductor.
El DeCA debe estar disponible para su presentación durante el transporte mediante los mecanismos admitidos.
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Cómo se conserva.
Los ficheros deben almacenarse durante el periodo establecido y mantenerse accesibles conforme a los requisitos normativos.
Esta revisión permite detectar dónde una adaptación aparentemente sencilla puede crear trabajo adicional si no se conecta con el resto de la operativa.
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FAQs - Preguntas frecuentes sobre DeCA 2026
¿Qué empresas están obligadas a utilizar DeCA?
La obligación afecta, con las excepciones previstas en la normativa, a determinados transportes públicos de mercancías por carretera. Entre los sujetos obligados se encuentran el transportista efectivo y el cargador contractual. También están incluidas las operaciones de cabotaje realizadas en España. Antes de realizar cualquier adaptación conviene revisar la casuística concreta de la empresa y determinar qué expediciones están afectadas.
¿Cuándo será obligatorio el DeCA digital?
A partir del 5 de octubre de 2026, el documento de control administrativo exigible para determinados transportes públicos de mercancías por carretera deberá generarse y gestionarse digitalmente.
Las empresas con un volumen relevante de expediciones deberían revisar con antelación sus procesos, sistemas y fuentes de datos para evitar que la adaptación termine concentrándose en las últimas semanas.
¿Necesito una aplicación independiente para gestionar DeCA?
No necesariamente. La normativa permite utilizar otros documentos, como determinadas cartas de porte, siempre que incorporen la información requerida y cumplan los requisitos establecidos.
Para muchas empresas, la cuestión más relevante es comprobar dónde están actualmente los datos necesarios y si pueden aprovecharse desde el ERP, el sistema de almacén o las aplicaciones logísticas sin volver a introducirlos manualmente.
¿Se puede integrar DeCA con el ERP?
El enfoque más eficiente es que el proceso aproveche la información que ya existe en los sistemas empresariales. Datos como cliente, mercancía, origen, destino, transportista, vehículo o fecha del transporte pueden encontrarse ya en el ERP, el SGA o las aplicaciones utilizadas para gestionar expediciones.
La integración permite plantear DeCA como parte del proceso de expedición, en lugar de crear una tarea documental independiente que obligue a consultar y copiar información entre sistemas.
¿Qué requisitos debe cumplir el documento DeCA?
El documento debe generarse digitalmente antes del inicio efectivo del servicio. Entre otros requisitos, debe generarse en PDF, incorporar un código QR asociado a una URL específica, permanecer disponible durante el transporte y conservarse durante el periodo establecido por la normativa.
Un documento en papel posteriormente escaneado no cumple el requisito de documento nativo digital.
¿Qué ocurre si cambian los datos de la expedición después de generar el DeCA?
La normativa contempla la actualización del documento durante el servicio. Puede modificarse el fichero existente manteniendo la trazabilidad de los datos anteriores o generarse un nuevo PDF, con una nueva URL y un nuevo código QR. En este último caso debe conservarse también el documento original.
Por eso, una solución DeCA debe contemplar tanto la generación inicial como las excepciones y modificaciones que puedan producirse durante una expedición.
¿El conductor puede llevar el DeCA en papel?
Puede llevar una copia impresa o electrónica, siempre que incluya el código QR correspondiente. Sin embargo, el documento original debe haberse generado digitalmente conforme a los requisitos establecidos.
Imprimir el documento para llevarlo en el vehículo no convierte el proceso DeCA en un proceso en papel.
¿Cómo saber si nuestra empresa está preparada para DeCA?
Conviene revisar qué transportes están afectados, dónde reside cada dato, quién será responsable de generar y controlar el documento, cuándo debe crearse, cómo se gestionarán las modificaciones, cómo accederá el conductor y cómo se conservarán los ficheros.
Si actualmente necesita recuperar información desde distintos sistemas, Excel o aplicaciones independientes para preparar una expedición, DeCA puede añadir trabajo administrativo si no se integra previamente el proceso.
¿Podemos integrar DeCA en nuestra operativa con SAP Business One?
El planteamiento es utilizar la información existente en la operativa empresarial para evitar duplicidades y tareas manuales alrededor de cada expedición.
SAP Business One ERP, puede analizar cómo incorporar DeCA dentro del proceso actual, qué información ya está disponible y qué integraciones son necesarias para gestionar el documento sin crear un circuito separado.
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